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Come implementare con successo un software gestionale in azienda: ecco gli step che dovresti seguire

Il mondo delle imprese è in continua evoluzione e ogni giorno offre nuove sfide per rimanere competitivi nel mercato. Come sappiamo, uno degli strumenti più utilizzati ed efficaci per ottimizzare la gestione aziendale è l’implementazione di un software gestionale, come ad esempio un ERP (Enterprise Resource Planning).

In questo articolo ti proponiamo alcuni consigli pratici per introdurre un applicativo che possa soddisfare le esigenze della tua azienda e semplificare le attività quotidiane, grazie anche agli spunti molto utili che ci hanno fornito gli esperti di Tesi Informatica (clicca qui per visitare il loro sito web), azienda specializzata nell’implementazione di gestionali per imprese in Italia.

Analizzare le esigenze dell’azienda

Prima di scegliere un software gestionale è fondamentale conoscere a fondo le reali necessità dell’azienda, comprendendo quali sono i suoi punti di forza e dove si possono migliorare alcune dinamiche operative.

Per fare questa analisi sarà utile coinvolgere tutte le persone chiave del team, così da ottenere un quadro completo delle diverse aree dell’impresa e identificare quelle che necessitano di un intervento immediato.

Non tutte le imprese hanno le stesse esigenze: in alcuni casi potrebbe essere necessario porre il focus sul controllo di gestione, in altri sulla logistica di acquisti e magazzino, mentre in altri ancora sulle procedure che determinano l’erogazione dei servizi nei confronti dei clienti.

Definire il budget e valutare i costi

Determinare quanto si è disposti a spendere per l’acquisto o l’affitto del software è essenziale al fine di individuare le soluzioni compatibili con il tuo portafoglio.

C’è anche da tenere in considerazione la tipologia di licenza. Alcune possono essere considerate “perpetue”, cioè con pagamento una tantum, mentre altre sono vendute in abbonamento. Per comprendere meglio i vantaggi e gli svantaggi delle due opzioni, in questa pagina del sito Capterra.it è anche contenuta un’interessante infografica che ti aiuterà a definire al meglio entrambi gli aspetti.

Ricordiamoci che oltre al costo del programma, dovremo considerare anche eventuali spese aggiuntive per formazione del personale, integrazione con altri sistemi già esistenti e manutenzione periodica del gestionale.

Da non trascurare anche il costo della consulenza per l’implementazione: sebbene sia possibile eseguire l’installazione in totale autonomia, onde evitare di mandare in stand by l’impresa, è necessario rivolgersi ad aziende specializzate in queste operazioni, in modo da rendere il processo ancora più fluido.

Scegliere il software più adatto

Tenendo in considerazione le caratteristiche fondamentali della nostra organizzazione, dovremo andare alla ricerca di un software che possa rispondere al meglio alle nostre necessità.

Sul mercato esistono diverse tipologie di soluzioni per la gestione aziendale, alcune delle quali molto specifiche per settore o dimensione dell’impresa. A questo punto potrebbe essere utile valutare se scegliere un ERP completo che gestisca tutti gli aspetti dell’attività o optare invece per un mix di applicazioni specializzate.

Un suggerimento che ci sentiamo di darti è quello di valutare i gestionali proposti da Zucchetti, che sono personalizzabili grazie alla moltitudine di moduli disponibili, ed offrono un livello di qualità molto elevato rispetto ai vari competitor proposti da aziende straniere.

Pianificare l’implementazione

Una volta scelto il software, è giunto il momento di pianificarne l’introduzione all’interno dell’azienda.

Prima di iniziare l’installazione del software è opportuno mappare accuratamente i processi interni dell’impresa, così da avere ben chiara la situazione attuale e sapere quali aree devono essere migliorate tramite l’intervento del gestionale. Per farlo, ti suggeriamo anche di dare un’occhiata a questo articolo che ti fornirà alcuni spunti utili per la realizzazione.

Affinché il software possa essere sfruttato al meglio, è fondamentale che tutte le persone coinvolte nell’utilizzo dello stesso ricevano una formazione adeguata. Sarà quindi necessario pianificare incontri e sessioni di training per permettere al team di acquisire dimestichezza con il nuovo strumento, in modo da rendere il prima possibile ogni reparto della tua impresa pienamente operativo.

A questo punto occorrerà anche importare all’interno dello stesso tutti i dati relativi ai clienti, ai fornitori, ai prodotti e così via. Inoltre, sarà importante verificare che il nuovo gestionale sia compatibile con gli altri sistemi già presenti in azienda, come ad esempio il CRM che utilizzi per l’email marketing.

Al termine del processo, dopo aver dato il via al nuovo sistema, non bisogna dimenticare di monitorare costantemente le sue performance e raccogliere feedback dal personale per capire se ci sono aspetti migliorabili o problemi da risolvere. Sarà quindi utile organizzare periodicamente delle sessioni di aggiornamento e formazione con lo scopo di mantenere alto il livello di conoscenza del programma all’interno dell’azienda e poter sfruttare appieno tutte le potenzialità offerte dal software gestionale.